第一章 总则

第一条 为做好学校后勤服务与保障工作，进一步规范采购工作程序，管控采购风险，提高采购效率，确保日常运行、维修与应急抢修工作所需，根据《安徽科技学院采购管理暂行办法》《安徽科技学院采购需求管理办法》《安徽科技学院预算单位自行采购办法》《安徽科技学院合同管理办法》《安徽科技学院建设工程竣工结算审计办法》等相关规定，结合工作实际，制定本实施办法。

第二条 本办法适用于学校赋予部门职责范围内的所有货物、工程和服务的采购行为。

第三条 本办法所称采购管理，是指在部门年度预算（含项目预算）范围内，由各科室（中心）根据工作（岗位）职责范围按照项目进度和工作需要有序推进的活动。

第四条 采购管理应当遵循“科学合理、权责明晰、讲求实效”的原则。

第二章 采购需求编制

第五条 业务科室（中心）在采购项目立项前原则上应开展调研，编制采购需求，形成采购方案及申请报告。

（一）预算金额5万元及以上和需纳入学校采购的项目，按照《安徽科技学院采购需求管理办法》执行，必要时应开展需求调查和需求论证。

（二）预算金额2万元及以上至5万元以下的采购项目，参照《安徽科技学院采购需求管理办法》执行，明确技术要求和商务要求，编制采购方案。

（三）预算金额2万元以下的采购项目，要明确采购事由，包括采购必要性、采购内容、用途，以及相关技术参数或使用工料明细，经费预算等。

第六条 预算金额2万元及以上的工程类采购项目，原则上应邀请第三方单位编制工程控制价及工程量清单。复杂的修缮、改造、装修类项目应采购第三方设计服务先行设计，依据图纸，编制工程量清单。

第七条 归口管理的工程（维修）类项目，应在使用单位（部门）申请材料的基础上复核、细化方案，明确预算金额及经费来源。

第八条 货物（物资）采购项目原则上由部门综合办公室集中采购，统一管理。应急抢修、安全隐患处置等工作急需的物资除外。

第三章 项目立项审批

第九条 预算金额40万元及以上和食堂餐饮服务、学生洗浴等与师生利益密切相关的采购项目，依据《安徽科技学院校长办公会议议事规则》，通过校长办公会议议题审批流程办理，按程序报相关部门及校领导审批，经校长办公会议审核完成审批立项，必要的提交学校党委会议审定。会前需经校招标采购工作领导小组审议。

第十条 预算金额5万元及以上至40万以下的采购项目，通过学校公务事项处理流程办理，按程序报相关部门及校领导审批立项。必要的需提交校招标采购工作领导小组审定。

第十一条 预算金额2万元及以上至5万元以下的采购项目，通过预算单位自行采购审批流程办理，按程序报相关部门及校领导审批立项。

第十二条 预算金额2万元以下的采购项目，通过部门采购审批流程办理。由申报单位（部门或科室）或教职工（个人），按照采购项目类别（货物、工程、服务）规范填报项目审批表（详见附件1、2、3），依次审批落实。

第四章 采购实施

第十三条 预算金额5万元及以上和需纳入学校采购的项目，由学校招标采购办公室负责按程序组织实施。

第十四条 预算金额2万元及以上至5万元的采购项目，按照预算单位自行采购程序组织实施。

第十五条 预算金额3千元及以上至2万元的采购项目，原则上采用询价、竞争性谈判、单一来源采购，在符合采购项目实质性需求的前提下，遵循“有效最低价”的成交原则，按照以下程序采购：

（一）由相关业务科室牵头邀请使用单位及其他不同科室组成3人及以上的单数人员，成立采购小组。

（二）采购小组根据采购内容、相关要求等，对采购项目的价格构成、成交评定标准、验收标准及其他约定事项做出规定，制作采购项目报价单。

（三）在后勤保障部网站公告采购项目相关信息，公告期限为3个工作日。

（四）采购小组对照采购文件审核供应商的资质条件及响应文件，按照“有效最低价”原则确定成交供应商；采用竞争性谈判方式采购的项目，符合要求的供应商还需在规定时间内现场进行二次报价（不得高于第一次报价）。

（五）采购小组需对采购情况进行准确客观记录，形成采购结果并签字确认；经公示（公示期1天）无异议后，采购结果方可确定。

（六）应急抢修、安全隐患处置等工作急需的采购项目，可以邀请3家及以上潜在供应商现场报价直接采购，或从符合要求的优质供应商中直接采购，形成采购记录并签字确认。

第十六条 预算金额3千元以下的采购项目，由相关业务科室组织不同科室的3人组成采购小组，按质优价廉要求直接采购，形成采购记录并签字确认。

第十七条 对影响学校正常运行和安全稳定的突发事件、紧急情况所实施的紧急采购，由部门负责人现场会商相关业务部门，报经学校研究同意后可实施直接采购。

第五章 采购合同

第十八条 预算金额5万元及以上和需纳入学校采购的项目，合同文本在招标格式文本的基础上根据招投标文件修改完善，经部门分管领导及主要负责人审核后，按照《安徽科技学院合同管理办法（修订）》要求，履行程序审签用印。合同签订（需要备案的按要求备案）完成后，除相关部门留存外，报部门综合办公室存档1份（含电子版）。

第十九条 预算金额2万元及以上至5万元以下的采购项目，根据招投标文件拟定合同文本，包括但不限于标的名称，采购标的质量、数量，履行时间（期限）、地点和方式，合同价款、资金支付方式，验收、交付标准和方法，保证金的收取与退还方式，质量保修范围和保修期，违约责任与解决争议的方法等。经部门分管领导审核后，按程序提报审签用印。合同签订完成后，除相关部门留存外，报部门综合办公室存档1份（含电子版）。

第二十条 预算金额2万元以下的采购项目，一般不需要签订书面合同。因后续工作需要，确有必要签订合同的，按照双方约定拟定合同文本，经部门分管领导审核后，按程序提报审签用印。

第六章 项目实施与监管

第二十一条 各科室（中心）对本科室（中心）职责范围内的采购活动负责，是合同履行的监管单位，要督促中标（成交）供应商按合同履约，做好项目实施过程中各项纸质、图片、音频、视频材料的记录和留存。

第二十二条 合同金额在20万元及以上和施工较为复杂的工程类项目，原则上应采购对应的工程监理服务，以保证施工过程的监管，确保工程质量。

第二十三条 工程施工中的隐蔽性工程要保存施工图片、影像资料、测量数据等资料，必要的需进行隐蔽工程验收。

第二十四条 合同约定需第三方检测的材料，要按要求组织抽样送检，质量达标的方可继续施工。

第七章 项目验收与结算审计

第二十五条 预算金额5万元及以上和需纳入学校采购的项目，按照《安徽科技学院采购管理暂行办法》相关条款规定程序组织履约验收。

第二十六条 预算金额2万元及以上至5万元的采购项目，由相关业务科室牵头，组织使用单位（个人）、不同科室或校内相关技术人员组成3人及以上单数人员组成验收小组，依据招投标文件及合同按程序进行验收。

第二十七条 预算金额2万元以下的采购项目，由相关业务科室牵头，组织使用单位（个人）及不同科室组成3人及以上单数人员的验收小组，按照采购内容及相关要求进行验收。

第二十八条 采购项目在项目验收合格后，如有形成资产应及时办理资产登记。

第二十九条 单项结算造价在2万元及以上的建设工程项目，其竣工结算实行必审制。项目验收合格后，按照《安徽科技学院建设工程竣工结算审计办法》相关要求报送审计，由审计处组织竣工结算审计。

第八章 项目支付

第三十条 预算金额2万元及以上的采购项目，根据预算资金来源由预算资金使用单位（部门或科室）按合同约定办理款项支付手续。所需材料一般包括：发票、采购合同、验收报告、资产登记单（如有）、审计报告（如有）等。

第三十一条 预算金额2万元以下的采购项目，由业务科室（中心）在项目验收合格后及时办理款项支付手续。所需材料一般包括：发票、采购审批单、采购记录单、资产登记单（如有）、维修前后图片（工程类项目）及施工明细汇总表（空调维修类项目），小型（零星）维修工程项目需填报小型（零星）维修项目备案表（附件4），适时集中办理支付（分月）。

第九章 材料归档

第三十二条 预算金额5万元及以上和需纳入学校采购的项目，招投标材料等由学校招标采购办公室归档。标前和标后材料由采购项目负责科室（中心）报部门综合办公室存档，一般包括且不限于采购报告及方案、立项审批单、会议纪要（如有）、合同（含审批单）、保证金凭证、验收报告（如有）、审计报告（如有）、监理资料（如有）等材料。

第三十三条 预算金额2万元及以上至5万元以下的采购项目，由部门综合办公室负责归档管理。项目负责科室（中心）应在项目支付完成后及时将采购项目相关材料报送至部门综合办公室，包括且不限于采购报告及方案、立项审批单、挂网公告、投标材料、公示材料、保证金凭证、合同审批单、合同、验收报告、审计报告（如有）等材料。

第三十四条 预算金额2万元以下的采购项目，采购过程材料由各科室（中心）归档管理。包括且不限于采购审批单、采购记录单、采购过程材料、现场图片、监管图片、小型（零星）维修工程项目备案表等相关材料。小型（零星）维修工程项目备案表每学期末报部门综合办公室归档备份。

第十章 项目保证金管理

第三十五条 预算金额2万元及以上和需纳入学校采购的项目，按规定收取履约保证金。工程、货物类项目履约保证金最高缴纳比例不超过合同总金额的2.5%；食堂、洗浴等第三方服务项目按合同约定收取。

第三十六条 货物、服务类项目验收合格或履约完成后，履约保证金经申请后及时退还；工程类项目验收结束后，履约保证金转为质量保证金，质保期或缺陷责任期（一般2年）满，经申请后及时退还，合同有专门约定的按合同执行。

第三十七条 预算金额2万元以下的采购项目，不收取履约保证金和质量保证金。

第三十八条 采购项目的履约保证金与质量保证金管理由部门综合办公室专人管理，做好台账。退还时要征求负责科室（中心）意见，履约或质量存在问题的，责令整改后无异议方可退还。

第三十九条 中标供应商在质保期内不按合同约定履行质量保证责任的，暂时扣留质量保证金；通过法律途径维护学校利益，直至质量问题妥善解决。

第十一章 附则

第四十条 后勤保障部门采购工作自觉接受学校业务部门、纪检、审计、财务等部门的监督和检查。对采购活动中的违规违纪行为，按学校有关规定处理。

第四十一条 各科室（中心）对本科室（中心）职责范围的采购活动负责，不得将应当报学校统一采购或申请自行采购的项目化整为零后自行采购或直接采购；原则上不得在短期内连续自行采购相同物品；不得未批即采、先采后批、不按程序采购。

第四十二条 参与采购的人员，要严格遵守各项廉洁规定和保密纪律，严禁以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、与采购项目内容有关的信息和资料。直接参加采购的相关人员不得参与项目验收。

第四十三条 如国家相关法律法规及政策或学校相关管理制度调整，依调整的规定执行。

第四十四条 本部门其它相关规定与本办法不一致的，依本办法执行。

第四十五条 本办法自2026年1月1日起执行。原《安徽科技学院小型维修项目管理暂行办法》（后总字〔2021〕7号）、《安徽科技学院后勤保障部物资采购暂行办法（试行）》（后勤〔2023〕8号）、《后勤保障项目采购工作实施细则（试行）》（后勤〔2023〕22号）同时废止。

附件：1.后勤保障部货物（物资）采购审批表

2.后勤保障部小型（零星）维修采购审批表

3.后勤保障部服务项目采购审批表

4.后勤保障部小型（零星）维修项目备案登记表