城建与环境学院学生会为了使得学院学生会工作进展顺利，档案查询方便且规范，同时也为了增强学生会工作过去、现在、将来工作的统一性和连续性，更好地积累宝贵经验，制定了《城建与环境学院学生会办公室档案管理条例》，条例具体如下：

1.学生会档案存储分为电子档存储和纸质档存储。要求学生会各部门在举办活动之前，要将策划书电子档等活动原始材料及时传送在院团总支办公室电脑中，并且在学生会办公室中的相应部门文件夹中要存放纸质档，另交一份纸质档于办公室。如此类推各部门定期所做的工作计划和工作总结等相关材料的存储也遵循上述规则。

2.会议记录属办公室文档存储管理范围。办公室负责记录学院领导召开的会议、部长及副部长以上会议、学生会全体会议。另外如主席或副主席召开的部门会议，要求由主席或副主席指定相关人员记录该部门会议，并及时交办公室审阅。

3.档案存储关系到资料的查询和信息的核对，各部门应明晰细则，配合办公室工作，切实保证档案存储条例的实施。

4.本制度最终解释权贵城建与环境学院学生会办公室。

学生会

城建与环境学院

办公室

2011年3月27日