各位部长、副部长：

你们好，为促进各部门之间的联系与互助合作，提高各部门的办事效率，以便形成秩序井然的管理体系，现对文件下发及通报事宜作如下安排:

一、 有关文件下发事项：

1、各部所下发的文件必须以“城建与环境学院团总支学生会”的名义。

2、每份文件经办公室编号后正式有效。

3、各部下发文件之前需到《学生会发放文件汇总》里查找相关信息，如：现在文件夹里只有三个文件经过编号，03号文件是《关于绿城艺术团招新的通知》，下一个下发文件部门把要编的文件存好，并自行编为“04号”不需告诉办公室人员，就可直接下发。

二、 有关《通报》材料上报事项：

1、 各部每月末整理本月本部门的活动材料，于下月的3-5号以电子档形式放进本部门的文件夹里。

2、内容包括：活动的时间、地点、名称（主题）、参与人员、大致流程。

3、具体格式见《通报》。